DMU Live Social Media

DMU

< NMC-samarbejde om disciplinære sanktioner
13.04.2018

Hvad betyder persondataforordningen for din forening?


Fra 25. maj 2018 skærpes kravene til dokumentation for, hvordan organisationer – herunder idrætsforeninger – håndterer persondata forsvarligt. Det lyder svært, men det handler mest om sund fornuft.

Nye regler for persondata

De nye regler er vedtaget i EU og træder i kraft den 25. maj 2018.

For klubben, er det nødvendigt at have visse oplysninger om de medlemmer, der deltager i klubbens aktiviteter. Der kan være kontaktinformation på medlemmer/licenskører, officials, familie, kontaktdetaljer vedrørende kontingenter, sundhedsattester, førstehjælpsbeviser, information om hvilke hold/klasser de kører på.

”I de fleste af vores klubber oplever vi at det fungerer helt uden problemer i langt de fleste tilfælde, noget som de nye regler ikke kommer til at ændre på. Der er allerede i dag krav til, hvordan man håndterer data, og de ændrer sig ikke markant. Opgaven med de nye regler, bliver at man som klub skal dokumentere og beskrive, hvordan man lever op til reglerne,” siger Jonas Nygaard, Generalsekretær DMU.

Hvad er persondata?

Persondata er alle de oplysninger, som henfører til ét konkret menneske. Det kan være fødselsdato, licens-id, tlf, e-mail, helbredsoplysninger eller navn. Nogle data anses for at være følsomme som eksempelvis børneattester eller helbredsoplysninger, mens andre som skostørrelse og løbsklasse kun anses for at være personlige.

Oplysninger om medlemmer (fx deres kontaktinformationer som tlf. og adresse) må eksempelvis ikke ligge offentligt tilgængeligt, og at det kun er dem, der har behov for at have oplysningerne, som skal have adgang til dem. En træningsleder, der er stoppet, skal altså ikke fortsætte med at have adgang til en liste over klubben aktive kører eller officials.

”Det vigtigste bliver at man som klub, skal kunne dokumentere, at man har behov for de oplysninger, man beder om. Det vil eksempelvis sjældent være nødvendigt at have cpr-nummer på et medlem, men hvis der er behov for det, så er det ikke ulovligt. Som klub skal man blot sikre sig, at det kun er tilgængeligt, for dem, der skal bruge det og kun i den periode, det er nødvendigt,” siger Jonas Nygaard.

Hvad skal din klub gøre?

DMU anbefaler man som klub ikke går i gang med de store ændringer i klubbens måde at håndterer data på. På DMU’s hjemmeside kan man gøre sig yderligere bekendt med de nye regler og derved kan klubben tage stilling til hvilke områder som de skal arbejde videre med, for at sikre sig at de lever op til de nye regler som træder i kraft 25. maj 2018.

”DGI og DIF har lavet en konkret vejledning til foreningerne i Danmark, som netop er lanceret. Her man som klub få præcise anvisninger til hvordan man skal forholde sig. DMU’s vurdering er, at de fleste klubber i høj grad lever op til reglerne allerede, så opgaven bliver formentligt kun at dokumentere det ved at beskrive sine rutiner som man kan finde på hjemmesiden,” afslutter Jonas Nygaard.

Det skal det i øvrigt nævnes, at data uanset om de opbevares elektronisk eller på papir, skal håndteres på samme måde.


Banner

Banner

Tilbage til top