DMU Live Social Media

DMU

DMU – Code of Conduct

DMU’s bestyrelse har den 21. juni 2011 vedtaget nedenstående regler som appendiks til bestyrelsens forretningsorden. 

1. Bestyrelsen sikrer åbenhed og gennemsigtighed i bestyrelsesarbejdet, hvor bestyrelsesbeslutninger som minimum løbende kommunikeres til medlemskredsen.

  • ved f.eks. at lægge dagsordener og referater på hjemmesiden
  • ved gennem nyhedsbreve at kommunikere væsentlige beslutninger
  • bilag skal være tilgængelige med undtagelse af fortrolige sager (personaleforhold, aftaleforhold)

2. Der skal være åbenhed og gennemskuelighed i forbundets økonomiske forvaltning og i regnskabsaflæggelsen, herunder skal ansvaret herfor være forankret i bestyrelsen, og budgetter og regnskaber skal være offentligt tilgængelige.

  • budget for indeværende år og regnskaber (historiske) skal være tilgængelige på forbundets hjemmeside
  • budget skal være fastlagt og vedtaget inden regnskabsårets start, således at væsentlige afvigelser løbende kan identificeres og bestyrelsen kan adviseres herom og tage forholdsregler herfor
  • der skal være en klar struktur for de samlede indtægter og udgifter (kontoplan)
  • bestyrelsen skal kvartalsvis have økonomi som et punkt på dagsordenen for at sikre bestyrelsens ansvarlige opfølgning på kvartalsregnskaber
  • bestyrelsen skal en gang årligt have budgettet til drøftelse på et bestyrelsesmøde så dette i fællesskab drøftes og dermed bliver hele bestyrelsens ansvar.

3. Bestyrelsen sørger for at DIF på anmodning kan få alle oplysninger om forbundets økonomiske forhold og i visse situationer skal bestyrelsen informere DIF om økonomiske forhold.

  • Forbundet skal f.eks. levere oplysninger som DIF kan bruge i forbundsanalysen
  • Forbundet skal årligt aflevere godkendt og underskrevet årsregnskab samt underskrevet revisionsprotokollat til DIF senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning
  • Bliver forbundet og/eller forbundets revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning for midlernes forvaltning, påhviler det forbundet og/eller revisor straks at give DIF besked herom
  • Kommer forbundet i økonomiske vanskeligheder er det vigtigt at orientere DIF herom snarest muligt med henblik på rådgivning

4. Bestyrelsen skal sikre, at forbundet følger bestemmelserne i Kulturministeriet til enhver tid gældende regnskabs- og revisionsinstruks (p.t. bekendtgørelse nr. 924 af 28. september 2005).

  • Forbundene får ved deltagelse på sekretariatsledermøder opdateret viden om overholdelse, idet det endelige ansvar herfor alene beror hos forbundene
  • Det samme gælder i forhold til bogføringsloven
  • Alle skattepligtige indkomster skal oplyses  

5. Forbundsbestyrelsen tilser at der med passende mellemrum drøftes og vedtages visioner, strategier og politikker

  • Forbundet har en klar formuleret vision/strategi, som knytter sig til forbundets formål
  • Der er til enhver tid udarbejdet handlingsplaner som understøtter visionen
  • For visioner og strategier er der udarbejdet økonomiske budgetter og disse skal implementeres i den løbende regnskabsrapportering

6. Principperne for opgave- og rollefordelingen mellem bestyrelse og administration skal være nedfældet.

  • Opgavefordelingen er beskrevet bestyrelsens ansvarsområder og evt. mere konkrete arbejdsopgaver, gerne fordelt på hvert bestyrelsesmedlem
  • Bestyrelsen arbejder primært med politiske beslutninger, repræsentation og udvikling af forbundet, mens administrationen arbejder med implementeringen af beslutninger.
  • Den administrative ledelse/øverste ledelse bør deltage i bestyrelsens møder for at sikre overensstemmelse mellem de politiske beslutninger og prioriteringer og administrationens virksomhed
  • Prokuraforhold skal godkendes af bestyrelsen og skal min. En gang om året gennemgås på bestyrelsesmøde
  • Eneprokura må ikke forekomme

7. Den samme person må ikke bestride både en bestyrelsespost og være ansat som medarbejder i forbundet. Anden form for interessesammenfald skal som minimum oplyses og videst muligt omfang undgås.

  • Bestyrelsesmedlemmer oplyser, om de har andre poster hvor der kan være sammenfald af interesser.
  • Bestyrelsen skal være opmærksom på at bestemmelsen også omfatter nærtstående (ægtefæller) hvor der altså kan være risiko for interessesammenfald.

8. Bestyrelsen er ansvarlig for at repræsentantskabet får optimal mulighed for at udføre sine kontrolfunktioner over for bestyrelsen.

  • Der er åbenhed om bestyrelsens kommende møder
  • Forretningsorden med tilhørende code of conduct skal være tilgængelig eller sendes ved ønske herom
  • Bestyrelsens beslutninger foreligger altid skriftligt, så de kan dokumenteres, enten i form af bestyrelsesmødereferater eller e-mail korrespondance
  • Repræsentantskabet vælger to interne revisorer, som i samarbejde med ekstern revision forestår revision af regnskab og bilag

9. Bestyrelsen sikrer at forbundet er til stede på DIF’s repræsentantskabsmøder dvs. årsmøder og budgetmøder, medmindre helt særlige grunde forhindrer dette.

10. Bestyrelsen sikrer, at forbundet overholder alle ovenstående bestemmelser og regler i øvrigt i henhold til Danmarks Idræts-Forbunds love for dermed at sikre tillid til dansk idræt og den frivillige foreningsverdens troværdighed.

  • DIF stiller en vurdering til rådighed ved indførelse af regler, hvor forbundets bestyrelse måtte være i tvivl.
  • DIF kan til enhver tid efterprøve forbundets regler af hensyn til at sikre overensstemmelse med DIF´s regler og gældende lovgivning generelt

Banner

Banner

Tilbage til top