Generalforsamlinger under corona

Forsamlingsforbuddet er aktuelt sat til 50 personer. Repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger kan imidlertid stadig afvikles med maks. 500 deltagere, hvis bestemte retningslinjer følges.

Det betyder, at repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger kan og derfor også skal afvikles ved fysisk fremmøde og ikke kan afvikles digitalt (medmindre man er over 500).

Læs også her på DIF’s hjemmeside: https://www.dif.dk/da/forening/raad-og-viden-om-idraetsudvikling/corona

Gældende ordning er følgende:

  • Hvis man er under 50 deltagere, kan møderne afvikles frit.
  • Hvis man er over 50 deltagere (og op til 500) skal følgende betingelser og anbefalinger overholdes:

Retningslinjer:

  • Alle deltagere skal i al væsentlighed sidde ned på faste pladser og med ansigtet vendt i samme retning.
  • Der bør være mindst 1 meters afstand mellem hver person.
  • Der bør være mulighed for at gå til en talerstol eller et andet særskilt sted, hvorfra deltagerne kan fremføre deres indlæg med mindst 2 meter afstand til de øvrige deltagere.
  • Der skal være mindst 2 m2 gulvareal pr. deltager.
  • Alle deltagere skal medregnes, dvs. medlemmer, stemmetællere, revisorer, dirigent osv.
  • De sædvanlige og kendte hygiejne- og adfærdsregler skal overholdes. Der skal være særlig fokus på hosteetikette, håndhygiejne og kontaktpunkter.
  • Vær derudover opmærksom på forholdene i indgangsparti, forhal, garderobe m.v., så der ikke opstår kø og klumpspil de steder.

Ekstra tiltag:

  • Afsæt eventuelt en frivillig til at sikre en god afvikling, hvis faciliteterne ellers vil give vanskeligheder.
  • Spring eventuelt forplejningen over eller server den til hver enkelt deltager personligt.

Deltagerne må dog godt forlade mødepladsen og selv hente kaffe eller lignende, men der må ikke være indlagt fælles forplejning i andre lokaler undervejs i arrangementet, hvis der er mere end 50 deltagere.

Husk konsekvenserne, hvis jeres møde har været udsat

Hvad gør I, hvis mødet har været udsat?

Hvis et repræsentantskabsmøde eller en generalforsamling har været udsat, bør I i bestyrelsen gøre følgende:

  1. Det udsatte møde skal afholdes hurtigst muligt:
  • Bemærk, at det er det ordinære møde, der har været udsat og derfor også det ordinære møde, der afholdes nu, efter den normale dagsorden for mødet.
  • Hvis mødet aldrig blev varslet før nedlukningen, skal mødet varsles nu, og den normale procedure for dette skal følges.
  • Hvis mødet var varslet og forslag var indkaldt før nedlukningen, skal processen blot genoptages, og det nye møde skal indkaldes med passende varsel.
  1. Bestyrelsen som forretningsministerium:
  • Bestyrelsen har under udsættelsen ageret som et forretningsministerium, der har holdt driften kørende.
  • Bestyrelsen kan overveje nu at aflægge en uformel beretning for mellemperioden under udsættelsen, så medlemmerne – udover beretning og regnskab for det foregående år – også orienteres særskilt om mellemperioden.
  • Herved sikrer bestyrelsen gennemsigtighed og god forvaltning.
  1. Regnskab:
  • Regnskab for foregående år har været udfærdiget og revideret efter normal procedure og normale frister efter vedtægterne.
  • Regnskabet skal nu forelægges på det udsatte møde.