Persondataforordningen

Danmarks Motor Unions dataansvar

I DMU behandler vi personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort beskriver, hvordan DMU behandler medlemmernes personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for DMU’s databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

DMU behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den data ansvarlige

Danmarks Motor Union er dataansvarlig, og sikrer, at alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Jørgen Bitsch, Formand Danmarks Motor Union
Adresse: Idrættens hus, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby
CVR: 63031615
Telefonnr.: (+45) 40 50 02 02
Mail: dmusport@dmusport.dk
Website: dmusport.dk

Behandling af personoplysninger

DMU behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:

– Almindelige personoplysninger:

o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, e-mailadresse, licenskategori- og licenstype.
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Køn
o Seksualitet
o Telefon nummer
o Fødselsdato
o CPR – nummer

2) Oplysninger om ledere og trænere:

– Almindelige personoplysninger:

o Kontaktoplysninger som adresse, e-mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen

– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer
o Telefonnummer
o Bankkonto nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

DMU indsamler oplysninger fra:

o Danmarks Motor Union medlemmer.
o Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
o Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

DMU’s formål med behandling af indkomne personoplysninger

DMU behandler alle indsamlede personoplysninger til bestemte formål, når DMU har en lovlig grund.

Lovlige til behandling er særligt:

o DMU’s berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
o Behandling efter lovkrav
o Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

o DMU’s og DMU’s klubbers medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
o Som led i DMU og klubbernes sportsaktiviteter og andre DMU relaterede aktiviteter, herunder planlægning,
gennemførelse og opfølgning
o Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven og persondataforordningen
o Levering af varer og ydelser har bestilt hos DMU
o Administration af medlemmernes relation til DMU

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

o Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i DMU og klubberne under DMU
o Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
o Opfyldelse af lovkrav
o Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
o Administration af relationen til DMU

DMU behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang DMU behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

o Udøvelse af grenspecifik aktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, resultatlister m.v.
o Håndtering af alle medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
o Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
o Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
o Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
o Videregivelse af almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med, at det er relevant
o Da DMU og klubberne er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse organisationer
o Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger, i en periode efter udmeldelse af klubber under DMU
o Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
o Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Oftest vil DMU og klubbernes behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.

DMU og klubberne indhenter derfor kun samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis DMU og klubberne, indhenter samtykke, er det frivilligt, om medlemmet vil give samtykke, og medlemmet kan til enhver tid trække sit samtykke tilbage ved at give DMU eller medlemmets klub, besked om dette.

Når DMU og klubberne indhenter personoplysninger om børn og unge, indhentes der samtykke fra en forælder.

Udgangspunkt er 15 år.

Indsamles der personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med grenspecifik aktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer, efter at der er udarbejdet en databehandler aftale omkring håndteringen af disse oplysninger.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som DMU og klubberne er medlem af, efter indhentning af samtykke.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden medlemmets samtykke.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

DMU og klubberne har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om der behandles personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

DMU og klubberne vil opbevare personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med
følgende kriterier:

o Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelsen af klubben

Ulønnede ledere og trænere:

DMU og klubberne vil opbevare personoplysninger i en periode fra ophøret af hvervet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

o Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter hvervet eller virket er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

DMU vil opbevare personoplysninger i en periode fra ophøret af Hvervet/virket og i overensstemmelse med følgende
kriterier:

o Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
o Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

DMU opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Medlemmernes rettigheder

Medlemmerne har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når DMU og klubberne behandler personoplysninger om medlemmerne:
o Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
o Retten til indsigt i egne personoplysninger
o Retten til berigtigelse
o Retten til sletning
o Retten til begrænsning af behandling
o Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
o Retten til indsigelse

Medlemmet kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod DMU og klubbernes behandling, ved at  henvende dig til DMU eller klubben. DMU’s kontaktoplysninger findes øverst.

Hvis et medlem f.eks. henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet medlemmets personoplysninger, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Medlemmet kan altid indgive en klage til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

DMU forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på DMU’s
hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmet modtage meddelelse herom.

Godkendt af DMU hovedbestyrelse 9. april 2019

Vejledninger til Persondata

Under Vejledninger, findes supplerende dokumenter samt DMU’s Privatlivspolitik for persondata.

Vi arbejder i øjeblikket på at færdiggøre flere dokumenter og fortegnelser som hjælp til vores klubbers daglige arbejde med dataansvar i forbindelse med klubdrift.

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte DMU’s Generalsekretær Jørgen Bitsch, e-mail: jorgen.bitsch@gmail.com