Repræsentantskabsmøde og generalforsamlinger 2021

Kære Klubber

Desværre er vi jo fortsat underlagt restriktioner i forbindelse med COVID-19, som jo forventes at fortsætte en længere periode endnu. Vi har derfor forhørt os i DIF om deres anbefalinger til afvikling af Generalforsamlinger og Repræsentantskabsmøder under restriktionerne.

På næste side kan I læse alle detaljerne, og på baggrund af denne anbefaling har vi i Hovedbestyrelsen besluttet at udskyde Repræsentantskabsmødet 2021 til 22. august på Scandic Horsens.

Det er besluttet at følge procedurerne og tidsfristerne ud fra Repræsentantskabsmødet oprindelige afviklingsdato i marts. Derfor er det vigtigt at fremhæve:

Regnskabet afsluttes som normalt og udsendes til klubberne per mail
Opstilling af kandidater følger de normale tidsrammer i henhold til vedtægterne (dvs. deadline 13-02-21 se dokumenter med angivelse af datoer)
Fremsendelse af forslag følger de normale tidsrammer i henhold til vedtægterne (dvs. deadline 13-02-21 se dokumenter med angivelse af datoer)
Alle bestyrelsesmedlemmer, som er på valg på kommende repræsentantskabsmøder, fortsætter indtil 22. august.

Vi vil ligeledes anbefale at klubberne følger anbefalingen for de Generalforsamlinger, som måtte være planlagt i denne periode, medmindre der er et meget vigtigt punkt som ikke kan vente.

Vi forudsætter naturligvis, at restriktionerne er ændret til august, men ellers må vi tage de forbehold, som må være på det tidspunkt. Vi håber på jeres forståelse og er naturligvis til rådighed for yderligere spørgsmål eller kommentarer.

Med venlig hilsen
Jørgen Bitsch
DMU, Formand

Hent alle materialer til Repræsentantskabsmødet her – opdateret 19-02-2021

DIF: Udsæt generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder

Myndighederne har lukket helt ned, og den tidligere undtagelse for idrætten med mulighed for store forsamlinger er ikke længere gældende.

Generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder kan i praksis ikke afvikles med de nuværende corona-restriktioner.

DIF’s anbefaling er derfor, at generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder udsættes til efter 1. marts, hvis de står til afvikling i de kommende to måneder.

Det er usikkert, om myndighederne overhovedet hæver forsamlingsforbuddet i synderlig grad de næste to måneder. Og det er ret tvivlsomt, at den friere adgang til at afvikle møder og konferencer med et stort antal deltagere bliver genindført i perioden.

Coronasituationen er nødret

Forsamlingsforbuddet er en nødretstilstand, som giver klubber og forbund mulighed for at afvige fra vedtægterne og fra uskrevne foreningsregler. Jo mere nødret, jo større afvigelser kan tillades, jo mindre nødret, jo mindre afvigelser.

Vores anbefalinger er på den baggrund følgende:

Afvikling af generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder bør udsættes, hvis de står til afvikling inden for de kommende to måneder.
Der bør indkaldes til generalforsamling eller repræsentantskabsmøde efter den normale procedure og med de normale frister for dette, bl.a. frister for indsendelse af forslag, bestyrelseskandidater m.v. Selve mødet afvikles blot på et senere tidspunkt end normalt. Man kan også vælge at skubbe indkaldelsesprocessen og dermed fristerne for medlemmernes indsendelse af forslag m.v., hvis dette er mere praktisk. I så fald bør man, på det tidspunkt hvor man plejer at indkalde, orientere medlemskredsen om, at indkaldelse kommer senere end normalt.
Hvis der allerede, her primo januar, har været indkaldt forslag fra medlemmer, og fristen herfor er udløbet, skal dette forløb ikke gentages før den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde. Der skal alene fastsættes en ny dato for afviklingen af mødet.
Det er en grundregel, at repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger i normale situationer skal afvikles som fysisk møde. Medlemmerne har ganske enkelt ret til fysisk fremmøde. Dette princip er der endnu ikke grundlag for at afvige fra generelt, så meget nødret foreligger der ikke endnu. Det vil være anderledes, hvis det meget omfattende forsamlingsforbud fastholdes ind i forårsmånederne.

Digitale møder

Klubber med presserende temaer på dagsordenen kan derimod godt anvende digital afvikling af mødet i den kommende periode. Der skal være tale om forhold, hvor behandlingen ubetinget ikke kan udsættes, f.eks. på grund af en undertallig bestyrelse, en kritisk revision, en nødlidende drift eller uopsættelige internationale forpligtelser.

Digital afvikling forudsætter, at der benyttes en platform, der sikrer, at procedurereglerne for mødet kan overholdes, f.eks. regler om deltagerkontrol, kontrol af beslutningsdygtighed og om hemmelig afstemning, hvis dét kan komme i spil. Og dette forudsætter, som for alle andre procedurespørgsmål, at mødets dirigent anerkender mødeformen.

Udsættelse af møder

Hvis en generalforsamling eller et repræsentantskabsmøde udsættes, gælder følgende som grundregler:

Bestyrelsen må kun agere som forretningsministerium og holde driften kørende. Den kan ikke tage nye initiativer, som der ikke er budgetmæssig eller politisk dækning for. Bestyrelsen kan altså ikke – på forventet efterbevilling – agere efter forslag, der endnu ikke er vedtaget, heller ikke forslag om kontingentændringer. Den kan heller ikke indgå nye aftaler, der ligger udover den aktuelle drift.
Regnskab for foregående år skal aflægges og revideres efter normal procedure efter vedtægterne, herunder efter gældende frister. Regnskabet forelægges herefter på den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde.
Den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde skal afholdes hurtigst muligt, efter at situationen er normaliseret. Bemærk: Det er den ordinære generalforsamling, der afvikles, ikke en ekstraordinær. Samme gælder for repræsentantskabsmøder. Dagsorden skal blot følge normalen for foreningen eller forbundet. Bestyrelsen kan overveje, i en uformel og supplerende beretning, at orientere medlemmerne om, hvad bestyrelsen har foretaget sig under udsættelsen.